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FaQ

Allgemeines zum Netzwerk, zum Dokumentenaustausch, über die eRechnung und zur Nutzung von Peppol:
Im FAQ finden Sie hilfreiche Fragen und Antworten.

 

Grundsätze elektronischer Rechnungen

  • 1. Sind alle Rechnungen gleich zu behandeln?
    Ja - Egal, ob elektronisch oder in Papierform, es gelten die gleichen Anforderungen: Die Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen. Ganz besonders die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Für den Empfang elektronischer Rechnungen muss außerdem Einvernehmen zwischen Rechnungsersteller und -empfänger über den elektronischen Empfangsweg bestehen.
    Dies wird über die kostenfreie Registrierung bei Ricoh IDX gewährleistet.
  • 2. Sind elektronische Rechnungen technologieneutral?
    Ja - da eine elektronische Rechnung einer gedruckten gleichgestellt ist, sind Aussteller in ihrer Entscheidung frei auf welcher Art und Weise sie versandt wird.
    Aus diesem Grund bietet Ricoh IDX neben dem elektronischen Postversand auch den traditionellen Postversand weiterhin an.
  • 3. Wie können Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet werden?

    Über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren innerhalb des Unternehmens kann die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Außerdem muss die korrekte Übermittlung der Rechnung vom Unternehmen überwacht werden.
    Ricoh bietet zudem den Versand der elektronischen Rechnung auch weiterhin mit qualifizierter Signatur an. Diese gewährleistet die Rechtssicherheit für Sender und Empfänger.

  • 4. Was gewährleistet die elektronische Signatur?

    Sie gewährleistet die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung. Bei der elektronischen Signatur muss der Empfänger ihre Echtheit kontrollieren und das Ergebnis festhalten.
    Als registrierter Teilnehmer übernimmt Ricoh IDX die Erstellung von Zertifikat und Prüfprotokoll für Sie.

  • 5. Wann gilt eine elektronische Rechnung als lesbar?

    Lesbar ist eine Rechnung dann, wenn die Pflichtangaben zur Umsatzsteuer für das menschliche Auge durch den Einsatz eines Betrachtungsprogramms den Inhalt sehen kann.
    Im Ricoh IDX Portal wird für jedes elektronische Dokument ein Sichtformat in Form eines PDF-Dokuments erstellt.

  • 6. Wie werden die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung überprüft?

    Name und Anschrift von Unternehmen und Empfänger müssen genauso angegeben sein wie das Ausstelldatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. die Art der Leistung.
    Ricoh IDX überprüft automatisch die nach §14 UStG notwendigen Pflichtangaben.

  • 7. Wie lange müssen elektronische Rechnung aufbewahrt werden?

    Umsatzsteuerrechtlich gilt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren für Rechnungen. Dabei dürfen sie nicht verändert, gelöscht oder vernichtet werden.
    Hierzu bietet Ricoh IDX eine Langzeitarchivierung für alle Dokumente an. Mit einer Schnittstelle zum Beispiel mit DocuWare Workflows, wird eine kaufmännische Software integriert, die eine ganzheitliche Auftragsabwicklung ermöglicht.

  • 8. Wie können Papierrechnungen digitalisiert werden?

    Unter bestimmten Voraussetzungen können Papierrechnungen eingescannt werden. Die Originale können danach vernichtet werden, wenn sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind.
    Für die Digitalisierung bietet Ricoh IDX den Service Scan2Inbox an. Hier kann direkt von Ricoh Multifunktionsgeräten in das Ricoh IDX Portal gescannt werden.

    Außerdem können wir durch die Lösung „Digital Mailroom“ das Scannen Ihrer kompletten Eingangspost einschließlich der Rechnungen anbieten. Dieser Service ist effizient und schnell und optimiert dadurch Ihre internen Abläufe.

  • 9. Wie können die Rechnungsvorgänge nachvollziehbar gemacht werden?

    Bei elektronischen Rechnungen gilt die Dokumentationspflicht - und zwar für alle Geschäftsabläufe. Von dem Vorgang der Rechnungsstellung beim Versender über den Zustellungsweg bis zur Rechnungsprüfung beim Empfänger. Die Dokumentation muss über den gesamten vorgeschriebenen Zeitraum hinweg aufbewahrt werden.
    Ricoh IDX bietet neben der automatischen Prüfung nach §14 UStG, der qualifizierten Signatur, der kostenfreien Erstellung von Zertifikat und Prüfprotokoll, verschiedene Archivierungslösungen an.

  • 10. Unterliegen elektronische Rechnungen dem Recht auf Datenzugriff?

    Ja - Bei unangekündigten Kontrollen zur Umsatzsteuer können Prüfer einen Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten und Dokumente fordern. Dieser Zugriff muss unverzüglich bzw. in angemessener Zeit zur Verfügung stehen.
    Über die Ricoh IDX Langzeitarchivierung oder den DocuWare Archivservice können diese Anforderungen sichergestellt werden

 

Portal Ricoh IDX

  • 1. Was ist das Ricoh IDX Portal?

    Ricoh IDX ist eine online Plattform zum elektronischen Dokumentenaustausch. Ricoh ist dabei Provider im TRAFFIQX®-Netzwerk in dem unzählige Unternehmen täglich tausende Dokumente austauschen.

  • 2. Welche Datensatzformate werden bei Rícoh IDX als Standard angesehen?

    Zu den von uns angebotenen Standardformaten gehören u.a. ohne zusätzliche Implementierungskosten:

      • ZUGFeRD (Basic und Comfort)
      • PDF
      • XRechnung
      • PEPPOL
      • VeR Roaming
      • Viper XML-V3
  • 3. Wie melde ich mich an?
    Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort auf https://www.ricoh-idx.net. 
    Um mit dem Portal arbeiten zu können, müssen Sie sich im System mit Ihrem persönlichen Konto, welches mit dem Firmenkonto verbunden ist, anmelden.
  • 4. Ich habe mein Passwort vergessen!
    Gehen Sie auf das Portal: https://www.ricoh-idx.net
    Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf „Passwort vergessen“.
    Sie erhalten eine E-Mail mit einem neuen Link und können erneut ein Passwort wählen. 
  • 5. Wie finde ich die Rechnungen?
    Sie haben zwei Möglichkeiten: Klicken Sie auf Dokumente / Ausgangskorb
     
    oder auf das Symbol „Ausgangskorb“ (das linke der drei Icons).
    Eingangskorb.jpeg
  • 6. Wie kann ich Dokumente herunterladen?
    Dokumente herunterladen können Sie mit dem Icon „Cloud“ (6. Icon von links):
    Ausgangskorb herunterladen
     

    Durch das Setzen von Haken können Sie eines oder mehrere Dokumente auswählen. Auf diese wird die Funktion „downloaden“ dann angewendet. So laden Sie ein Dokument herunter:

    faq_03.png

    Durch das Setzen von mehreren Haken, laden Sie gleich mehrere Dokumente herunter:

    faq_04.png

     
     
  • 7. Kann ich die Anordnung der Dokumente im Portal ändern?

    Ja. Sie können die Reihenfolge der Spalten verändern und die Breite der Spalten anpassen.
    Sie können weitere Felder einblenden oder bestehende ausblenden.
    Sie können nach Merkmalen wie z.B. dem Eingangsdatum aufsteigend und absteigend sortieren. Und Sie können sogar nach Markmalen gruppieren.

     
     
     
     
  • 8. Wie kann ich ein bestimmtes Dokument suchen?
    Rechts oben im Portal gibt es eine Lupe. Wenn Sie diese anklicken, öffnet sich ein Formular.

    Suche.jpeg

    Hier können Sie detailliert suchen. Z.B. nach Rechnungsnummer (Referenz), Datum, Betrag > 1000 Euro, etc.
    Auch gelöschte Dokumente sind hier noch einsehbar, wenn man in der Suche „gelöschte Dokumente anzeigen“ auswählt.
  • 9. Wie kann ich neue Benutzer anlegen?

    Gehen Sie auf Firma (3. Menüpunkt in der roten Zeile) und dort auf Benutzer:

    faq_05.png

    Gehen Sie auf das +
    Tragen Sie Name, Nachname, E-Mail-Adresse und Sprache ein.

    Wechseln Sie zum Menüpunkt Berechtigung und wählen Sie dort die Rolle mit der entsprechenden Berechtigung aus:
    Die Rollen und die Berechtigungen sind im Online-Handbuch erläutert.

    faq_06.png

    Wechseln Sie zum Menüpunkt Passwort und ändern Sie die Gültigkeit des Passworts z.B. bis zum Monatsende:

    faq_07.png

  • 10. Gibt es ein ausführliches Benutzerhandbuch?

    Ja. Sie finden es nach der Anmeldung auf dem neuen Rechnungsportal in der roten Leiste unter dem Begriff „Hilfe“ oder direkt unter: https://www.ricoh-idx.net/portalv3/onlinehelp/private/um/de/index1.html

    Auch möchten wir Ihnen die kontextsensitive Hilfe empfehlen, hier sie führt Sie direkt zum passenden Eintrag im Benutzerhandbuch. Klicken Sie dafür auf das Fragezeichen in der Funktionsleiste ganz rechts.
    kontextsensitive_Hilfe.jpeg

  • 11. Ich möchte nicht nur Rechnungen senden, sondern auch von meinen Lieferanten empfangen. Wie gehe ich vor?

    Das Portal bietet Ihnen auch die einfache Möglichkeit Ihre Dokumente zu empfangen.

    Das Empfangen von Dokumenten mit Ricoh IDX Portal ist eine effiziente Lösung. Rechnungen können digital direkt ins ERP-System gelangen und sogar automatisiert validiert und bezahlt werden. Aber jedes Unternehmen bekommt heute noch Rechnungen per Post oder per E-Mail. Diese müssen gescannt werden, um sie dem Portal zuzuführen.

    Hier haben Sie zwei Optionen: Mit einem Ricoh Multifunktionsdrucker können Sie per Smart Integration – also ganz einfach per Knopfdruck - die Daten direkt in das Ricoh IDX Portal übertragen. Alternativ bieten wir direkt den Digital Mailroom Service an, also die digitale Poststelle, die wir auch gerne mit Ricoh Personal für Sie betreiben!

    Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns bitte:

    Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
    Oder rufen Sie uns an: 07135-991450. Montag bis Freitag 8 - 17 Uhr.

 

XRechnung

  • 1. Was ist eine XRechnung?

    Die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Der Standard ermöglicht den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Systeme.

    Die XRechnung ist seit 27.11.2020 der neue Standard für die Einreichung von Rechnungen an Bundesbehörden. Papier und PDF sind ab einem Auftragswert von 1.000 Euro nicht mehr akzeptiert.

    Das Ricoh IDX Portal bietet über 400 Formate und auch die XRechnung ist verfügbar.

  • 2. Wer muss XRechnung erstellen?

    Seit dem 27.11.2020 ist es ab einem Auftragswert von 1.000 Euro Pflicht an Bundesbehörden und einige Landesbehörden die XRechnung zu versenden. Und die Behörden müssen XRechnungen empfangen können.

    Auch in vielen Landesbehörden ist die XRechnung Pflicht. In Mecklenburg-Vorpommern seit 01.04.23. In Rheinland-Pfalz ab Januar 2024 und in Hessen ab April 2024.

  • 3. Sie möchten XRechnung versenden?

    Seit dem 27.11.2020 besteht die Pflicht an Bundesbehörden und einige Landesbehörden die XRechnung zu versenden.

    Auch in vielen Landesbehörden ist die XRechnung Pflicht. In Mecklenburg-Vorpommern seit 01.04.23. In Rheinland-Pfalz ab Januar 2024 und in Hessen ab April 2024.

    Mit Ricoh IDX ist die XRechnung ein Kinderspiel. Dank unserem XRechnungs-Beratungspaket checken wir Ihre Rechnungen und prüfen, ob sie fähig sind in eine XRechnung umgewandelt zu werden.

    Wenn Sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns bitte:

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    Oder rufen Sie uns an: 07135-991450. Montag bis Freitag 8 - 17 Uhr.

 

TRAFFIQX-Netzwerk

  • 1. Was ist das TRAFFIQX-Netzwerk?

    TRAFFIQX® ist die Technologie, die Unternehmen aller Branchen und Größen sowie Behörden dazu in die Lage versetzt, Geschäftsdokumente über alle denkbaren Wege und Formate zu empfangen, zu versenden und zu organisieren.

    Als Teilnehmer im TRAFFIQX®-Netzwerk profitieren die Nutzer von der stetigen Weiterentwicklung der Technologie, der Datenformate und durch jedes neu angeschlossene Unternehmen. Neben allen benötigten Dokumenten- und Datenformaten kümmert sich TRAFFIQX® um alles, was den automatisierten Umgang mit Transaktionsdokumenten leichter macht. Über Roaming- und Interoperabilitätsabkommen sind internationale Business- und Behörden-Plattformen sowie Dienstleister angebunden. Das bedeutet, dass jedem Teilnehmer im TRAFFIQX®-Netzwerk eine nahezu unbegrenzte Anzahl an erreichbaren Unternehmen und Behörden zur Verfügung stehen.

    Ricoh ist seit Jahren professioneller Provider im TRAFFIQX® Netzwerk.

    TRAFFIQX® - Senden und Empfangen von Transaktionsdokumenten – in jedem Format – über jeden Kanal – weltweit.

    Mehr zu TRAFFIQX® finden Sie auf www.traffiqx.net

    Video: TRAFFIQX® Netzwerk schnell erklärt: https://www.youtube.com/watch?v=7XP0ETtrjUg

 

Meldesystem / CTC

  • 1. Was ist CTC?

    CTC bedeutet „Continuous Transaction Control“. Viele Länder suchen einen Weg ihre Steuergesetze durchzusetzen. Die elektronische Rechnung und das elektronische Steuer-Reporting werden damit in immer mehr Ländern zur Norm.

    Kontinuierliche Transaktionskontrollen sind somit ein Ansatz zur Steuerdurchsetzung. In einigen Ländern ist ein bestimmtes elektronisches Rechnungsformat und die damit verbundene Steuermeldung an die entsprechende Behörde Pflicht.

    Das CTC-Modell wird als sogenanntes Meldesystem zukünftig auch in Deutschland eingeführt werden.

    Die Bundesregierung plant ab 01.01.2025 im B2B-Bereich nur noch elektronische Rechnungen zuzulassen. Gleichzeitig sollen die umsatzsteuerrelevanten Daten an die Steuerbehörde übertragen werden. Ricoh als Provider im TRAFFIQX®-Netzwerk ist auf diese neue Situation bestens vorbereitet. Mit über 400 Formaten setzt Ricoh auf eine Portallösung, die keine Wünsche offenlässt.

  • 2. In welchen Ländern gibt es bereits eInvoicing mit CTC oder Meldesystem?

    Unumgänglich ist eine elektronische Rechnung in XML-Format mit Signatur in Serbien. Hier muss zusätzlich eine Meldung an die SUF-Behörde (Sistem za Upravljanje Fakturama) gegeben werden. Im Fall der Nichteinhaltung drohen hohe Geldstrafen.

    In Italien ist das Rechnungsformat FatturaPA, in Österreich ebInterface.

    Polen und Frankreich planen für 2024 eigene eInvoicing Modelle für B2B.

    Mit Ricoh als Provider im TRAFFIQX® Netzwerk sind Sie sorgenfrei immer aktuell auf dem neuesten Stand aller internationalen Formate.

    Das CTC-Modell wird als sogenanntes Meldesystem zukünftig auch in Deutschland eingeführt werden.

    Die Bundesregierung plant ab 01.01.2025 im B2B-Bereich nur noch elektronische Rechnungen zuzulassen. Gleichzeitig sollen die umsatzsteuerrelevanten Daten an die Steuerbehörde übertragen werden. Ricoh als Provider im TRAFFIQX®-Netzwerk ist auf diese neue Situation bestens vorbereitet. Mit über 400 Formaten setzt Ricoh auf eine Portallösung, die keine Wünsche offenlässt.

 

Peppol

  • 1. Was ist Peppol?

    Peppol ist eine weitere Möglichkeit Rechnungen zu übermitteln („Pan-European Public Procurement OnLine“). Peppol ist ein internationales Projekt der Non-Profit Organisation OpenPeppol zur Standardisierung öffentlicher Beschaffungsprozesse.

    Das Rechnungsportal Ricoh IDX ist ein Peppol Access Point. Dies ermöglicht einen vollständig automatisierten und somit medienbruchfreien Versand auch an große Mengen von elektronischen Rechnungen.

    Weitere Informationen zu Peppol finden Sie hier.

     

  • 2. Welchen Peppol Service bietet Ricoh?

    Ricoh ist als Provider im TRAFFIQX®-Netzwerk und TRAFFIQX® ist ein zertifizierter Peppol Access-Point. Daher bieten wir den gesamten Service rund um Peppol an. Wir sorgen dafür, dass Sie Rechnungen weltweit mit anderen Peppol-Teilnehmern und Behörden austauschen können.

     

     

     

     

  • 3. Wie bekomme ich eine Peppol ID?

    Die Peppol ID (Peppol-Participant-Identifier) dient im Peppol-Netzwerk dazu, einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren. Dabei wird zwischen der Sender-ID und der Receiver-ID unterschieden.

    Die Peppol-ID können Sie von Ihrem Peppol-Access-Points beziehen. Um eine ID zu erhalten, müssen Sie sich lediglich bei Ricoh IDX registrieren.